Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch (cấp xã)
06/05/2024
THÔNG TIN CHI TIẾ T THỦ TUC̣
| Tên thủ tục |
Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch (cấp xã) |
| Tên tắt |
2.002516.000.00.00.H14_XA |
| Lĩnh vực |
Hộ tịch (Bộ Tư pháp) |
Cơ quan thực
hiện |
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử |
Cách thức thực
hiện |
Trực tiếp
Trực tuyến
Dịch vụ bưu chính |
+ Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
thông qua hệ thống bưu chính;
+ Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định,
thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông
tin đề nghị xác nhận là đúng, trường hợp tiếp nhận
hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức
trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn
bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ
quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký,
chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người
có yêu cầu.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp xác nhận thông
tin hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức làm
công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Xác nhận thông tin
hộ tịch điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu
cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá
nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không
có sự thay đổi thì công chức làm công tác hộ tịch báo
cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử không cấp Văn bản xác nhận thông tin
hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp
bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch
tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ
việc liên quan đến cá nhân.
- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch
được nhận kết quả theo một trong các phương thức
sau đây:
+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ
tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử
của tổ chức, cá nhân đó; |
Trình tự thực
hiện
+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ
tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp
truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật
thông tin;
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ
hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả
đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ
tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả,
trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian
hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho
người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn
hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi
và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi
tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu
(nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ
trực tuyến).
Trường hợp cần xác minh, công chức làm công tác
hộ tịch báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản đề nghị cơ quan
công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh
theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số
87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh
không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất
với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp
Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có
trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống
nhất, hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người
có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch nộp hồ sơ
đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch tại Bộ phận
một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan
quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền;
nộp phí, lệ phí theo quy định pháp luật.
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người
có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch truy cập
Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công
cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản),
xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào
hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ
liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực
tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương
tác (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản
chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên
quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ
tịch; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực
tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp
luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận
thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ
sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo
từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ
sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu
(nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ
trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua
thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện
thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có
yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến),
đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác
hộ tịch xử lý.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp,
cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện
số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên
hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài
liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số
hóa theo quy định.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có
thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ
sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để
người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ
được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
- Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ
(thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin
trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp,
xuất trình hoặc đính kèm).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc
không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi
thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để
thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước
(ii) hoặc (iii);
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính
xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Xác nhận
thông tin hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một
ngày).
Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống
nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn
yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn
bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ
quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký cấp
Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, chuyển Bộ phận
một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu. |
Thời hạn giải
quyết |
03 ngày. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời
hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm
việc.
Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp
thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện
nộp hồ sơ:
- Trực tiếp;
- Qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Qua dịch vụ công trực tuyến toàn trình tại địa chỉ:
+ Cổng dịch vụ công quốc gia
(https://dichvucong.gov.vn);
+ Cổng dịch vụ công cấp tỉnh
(https://dichvucong.caobang.gov.vn/). |
| Phí |
Không |
| Lệ Phí |
Lệ phí: 8000 Đồng
(8.000 đồng/Văn bản xác nhận về một việc hộ tịch của
cá nhân đã đăng ký.Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình
có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người
khuyết tật.) |
| * Giấy tờ phải nộp: |
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng
Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác
nhận thông tin hộ tịch
Bản chính: 1
Bản sao: 0
Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định
của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc
xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người
được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh,
chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền
không phải chứng thực.
Bản chính: 1
Bản sao: 0
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng
- Mẫu điện tử tương tác đề nghị xác nhận thông tin hộ
tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng
dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa
chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến)
20 đề nghị
xác nhận
thông tin hộ
tịch.docx
Bản chính: 1
Bản sao: 0
Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch thực hiện
việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải
lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:
Bản chính: 0
Bản sao: 0
Thành phần hồ sơ
Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu
(nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình
thức trực tiếp) |
Bản chính: 1
Bản sao: 0 |
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng |
* Lưu ý:
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng |
+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp xác
nhận thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét,
đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy
ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị
điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng;
nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài
cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng
Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp
hóa lãnh sự. |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ
hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ
tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp
thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải
nộp. |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao
chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ
gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối
chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm
theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách
nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký
xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp
bản sao giấy tờ đó. |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
+ Trường hợp nhận kết quả (Văn bản xác nhận thông
tin hộ tịch) tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu
cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tuỳ
thân; nộp bản chụp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến
nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo quy
định pháp luật hộ tịch. Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải
gửi kèm trong hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực
tiếp hoặc trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có
bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử
dụng bản điện tử này. |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người
tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông
tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu
trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được
yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó. |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp
hồ sơ theo hình thức trực tuyến: |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp
hồ sơ theo hình thức trực tiếp: |
Bản chính: 0
Bản sao: 0 |
* Giấy tờ phải xuất trình:
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng
- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú
trong trường hợp cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử không thể khai thác được thông tin về nơi cư
trú của công dân theo các phương thức quy định tại
khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày
21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin
về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức
này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo
hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực
tuyến). |
Bản chính: 1
Bản sao: 0 |
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn
cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và
thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn
giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người
có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp
các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ
sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ
thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình |
Bản chính: 1
Bản sao: 0 |
| thức trực tuyến). |
Yêu cầu - điều
kiện |
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải
gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải
Không |
Bản chính: 0 |
xuất trình nêu trên.
Luật Hộ tịch Số: 60/2014/QH13 |
Căn cứ pháp lý |
Tên giấy tờ Mẫu đơn,
tờ khai Số lượng |
Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn thi hành Luật
Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP Số:
04/2020/TT-BTP
Nghị định 87/2020/NĐ-CP Số: 87/2020/NĐ-CP
Luật 60/2014/QH13 Số: 60/2014/QH13
Nghị định 123/2015/NĐ-CP Số: 123/2015/NĐ-CP
Thông tư sửa đổi Số: 01/2022/TT-BTP
Thông tư 281/2016/TT-BTC Số: 281/2016/TT-BTC
Thông tư 106/2021/TT-BTC Số: 106/2021/TT-BTC
Thông tư 85/2019/TT-BTC Số: 85/2019/TT-BTC
Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị
định liên quan đến việc nộp xuất trình sổ hộ khẩu, sổ
tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung
cấp dịch vụ công Số: 104/2022/NĐ-CP
Thông tư 03/2023/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số
nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày
04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số
87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy
định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch
trực tuyến Số: 03/2023/TT-BTP |
Bản sao: 0
Biểu mẫu đính
kèm |
File mẫu:
Mẫu điện tử tương tác đề nghị xác nhận thông tin hộ
tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo
hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu
cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến)
Tải về In ấn |
| Kết quả thực hiện |
Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
Bản điện tử Xác nhận thông tin hộ tịch |
| | |